[Sub-Modul] Leihinventar Planung
Funktionsbeschreibung
dicommerce
Zur einfacheren Planung von Leihreservierungen steht in dicommerce ein übersichtlicher und per Drag & Drop bedienbarer Kalender zu Verfügung. Des Weiteren können für langfristige Planungen Leihinventarverwaltungsgruppen angelegt werden.
diinfo
Zur Planung und Information steht in diinfo eine Kalenderübersicht zur Verfügung. In dieser können Leihinventargruppen für Kunden für einen Datumszeitraum reserviert werden. Des Weiteren gibt es zwei Berichte zur Übersicht der Reservierungen und der Feste.
Benutzerrechte
Folgende Benutzerrechte stehen mit dem Modul zur Verfügung und werden auch zur Pflege der Daten benötigt:
darf Leihinventargruppen anlegen
darf Leihinventargruppen editieren
darf Leihinventargruppen löschen
darf Leihinventargruppen sehen
Stammdatenpflege
Leihinventarverwaltung Gruppen
Unter Stammdaten – Artikel – Artikelbasisdaten – Leihinventarverwaltung Gruppen werden die Leihinventarverwaltung Gruppen analog zu den anderen Stammdatenerfassungen in dicommerce angelegt und verwaltet. Zwingend erforderlich ist die Vergabe einer Nummer. Optional können noch eine Bezeichnung und eine Beschreibung gepflegt werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Farben für den Kalender der Leihinventarverwaltung sowohl für die Gruppe als auch für deren Artikel zu hinterlegen. Des Weiteren hat man die Möglichkeit Puffer-Mengen für eventuell mögliche Zu-Leihungen zu hinterlegen.
Artikelstamm
Im Artikelstamm können die Leihinventarverwaltung Gruppen den Artikeln zugeordnet werden. Das kann man auf der Registerkarte „Referenzen / Klassifizierung“ im Feld „Leihinventarverwaltung Gruppe“ machen. Hierzu klappt man einfach die Auswahlbox auf und wählt die entsprechende Gruppe aus.
Leihinventarverwaltung Kalender
Aufbau der Maske
Den Anwahlpunkt zur Planung finden Sie unter Verkauf – Leihinventarverwaltung – Kalender. Der Kalender zur Leihinventarverwaltung gliedert sich in drei Bereiche. Links sieht man alle Leihinventarverwaltung Gruppen und deren zugeordnete Artikel. In der Mitte befindet sich der eigentliche Arbeitsbereich, der Kalender. Auf der rechten Seite befinden sich Funktionen zur Bedienung der Maske.
Anzeige der Gruppen und Artikel im Kalender
Über die Auswahlboxen auf der linken Seite der Maske können alle Gruppen und Artikel zur Anzeige im Kalender ausgewählt werden. Als Hilfe dienen hier noch die Schaltflächen „Alle“, „Keine“, „Nur Gruppen“ und „Nur Artikel“. Diese aktivieren oder deaktivieren automatisch entsprechende Elemente.
Im Kalender in der Mitte der Maske werden alle aktivierten Elemente angezeigt. Standardmäßig ist eine Gruppierung nach Datum aktiviert. Das kann man umstellen auf Gruppierung nach Ressource. Über die Kalenderboxen im rechten Bereich kann der angezeigte Zeitraum für den Kalender ausgewählt werden. Standardmäßig wird hier der aktuelle Zeitpunkt angezeigt (die Anzeige geht immer von Mittwoch bis Dienstag).
Anlage einer Reservierung
Für einen Artikel oder eine Gruppe wird ein Zeitraum selektiert (kann auch nur ein Tag sein). Mit der rechten Maustaste wird das Kontextmenü aufgerufen. Hier klickt man auf „neues ganztägiges Ereignis“. Es öffnet sich dann eine weitere Maske. Hier kann „Betreff“, „Kunde“, „Fest“, „Datum Wiedervorlage“, „Beginn“, „Ende“, „Ressource“, „Menge“ und eine Beschreibung hinterlegt werden. Durch Klicken auf „Ok“ wird die Reservierung angelegt und im Kalender angezeigt. Da es hierzu noch keinen Auftrag gibt, wird die Reservierung rot dargestellt. Die Anlage kann durch die Funktion „Abbrechen“ auch wieder rückgängig gemacht werden oder mit der Funktion „Speichern“ in der Datenbank gespeichert werden. Mit der Funktion „Löschen“ kann die Reservierung wieder gelöscht werden.
Funktionen für eine Reservierung
Durch Klicken der rechten Maustaste auf einer Ausgewählten Reservierung stehen mehrere Funktionen über ein Kontextmenü zur Verfügung.
Reservierung anzeigen
Es öffnet sich eine Maske mit den Informationen zu der ausgewählten Reservierung (analog der Maske „neues ganztägiges Ereignis“ anlegen). Hier können die vorgenommenen Einstellungen angepasst werden.
Auftrag anzeigen
Existiert zu der Reservierung bereits ein Auftrag öffnet sich hier die Belegerfassung mit dem entsprechenden Auftrag.
Zu Auftrag hinzufügen
Existiert zu der Reservierung noch kein Auftrag, kann hiermit ein neuer Auftrag angelegt werden. Existiert für den Kunden und das Lieferdatum bereits ein Auftrag, wird der ausgewählte Artikel diesem Auftrag hinzugefügt. Aktuell steht diese Funktion nur für Artikel zur Verfügung, nicht für Gruppen.
Reservierung sperren
Hiermit kann eine Reservierung zur Bearbeitung gesperrt werden. Eine gesperrte Reservierung wird durch ein Schloss-Symbol gekennzeichnet
Informationen im Kalender
Für jede Zelle im Kalender stehen folgende Informationen zu Verfügung:
Aktueller Bestand für Artikel oder Gruppe zum Datum
Bereits verliehene Mengen für Artikel oder Gruppe zum Datum
Bereits zu geliehene Mengen für Artikel oder Gruppe zum Datum
Insgesamt zur Verfügung stehende Mengen für Artikel oder Gruppe zum Datum
In Klammern steht hier der Wert der möglichen Puffer-Mengen
Eine rote Umrandung bedeutet, dass der Artikel oder die Gruppe nicht mehr in ausreichender Menge zur Verfügung steht.
Ist die Umrandung grün ist noch ausreichend Bestand verfügbar.
Bedienung des Kalenders
Die Reservierungen können ganz einfach per Drag & Drop innerhalb des Kalenders verschoben werden. Artikel können nur innerhalb derselben Gruppe verschoben werden. Reservierungen auf Gruppen können nur auf Artikel verschoben werden, die derselben Gruppe angehören. Gesperrte Reservierungen können gar nicht verschoben werden. Nach jedem Verschieben werden die Bestandsinformationen angepasst.
diinfo Leihinventar / Reservierung
Übersicht:
Unter dem Menüpunkt CRM gibt es den Untermenüpunkt „Leihinventar / Reservierungen“ mit den es möglich ist, ein Überblick über den Bestand des Leihinventars zu erhalten, sowie Reservierungen von Leihinventar-Gruppen zu erfassen.
Die Übersicht lässt sich grob in drei Bereichen einteilen. Oben (1) haben wir die Überschrift, sowie zwei Filter Möglichkeiten. Einmal, um in der Übersicht nach Artikel und einmal nach Kunden zu filtern.
Auf der linken Seite (2), werden die Leihinventargruppen angezeigt. Wenn für die Leihinventargruppen Reservierungen vorhanden sind, lassen diese sich aufklappen.
Im zentralen Bereich (3) sehen wir eine Zeitstrahl mit den Verfügbaren Beständen der Leihinventargruppen. Oben links wird der Monat und das Jahr angezeigt und darunter die Tage. Die Wochenenden (Samstag und Sonntag) sind grau eingefärbt. Es ist möglich sich in der Timeline hin und her zu bewegen. Dazu klickt man mit der Linken Maustaste in den Zeitstrahl, hält die Maustaste gedrückt und bewegt dann die Maus nach Links oder Rechts. Auch ist es möglich mit dem Mausrad in den Zeitstrahl hinein und heraus zu zoomen.
Für jede Leihinventargruppe gibt es einen Zeitstrahl, welcher anzeigt, wie der Bestand zu diesem Tag ist.
Grün: Es ist noch Bestand vorhanden
Grau: Kein Bestand vorhanden
Rot: Ein Negativer Bestand ist vorhanden
Die Zahlen in den Kästchen geben an, wie viel Bestand noch vorhanden ist. Dabei wird zwischen dem eigenen Bestand und einer sogenannten Puffer-Menge unterschieden. Die erste Zahl gibt den eigenen Bestand wieder, die Zahl in der Klammer die sogenannten Puffer-Menge.
Bei der Puffer-Menge handelt es sich um einen theoretischen Bestand. Wenn man zum Beispiel weiß, dass man sich jederzeit noch einen Kühlwagen über Extern (z.B. Brauerei) dazu leihen kann, wäre bei der Gruppe Kühlwagen die Puffer-Menge eins. Die Puffer-Menge für die einzelnen Gruppen lässt sich in dicommerce hinterlegen.
Wenn für die Gruppen Reservierungen vorhanden sind, lassen sich diese aufklappen. Dann sieht man im Zeitraum der Reservierung einen Balken, welcher die Menge und den Kunden anzeigt.
Bedeutung der Farbe des Balkens:
Rot: Es wurde für diesen Zeitraum nur etwas aus der Leihinventar-Gruppe reserviert. Es befindet sich noch kein bestimmter Leihartikel dahinter. Es gibt auch noch keinen Auftrag dazu.
Gelb: Es ist ein Auftrag zu dieser Reservierung vorhanden. Dieser enthält allerdings noch keine Getränke.
Grün: Es ist ein Auftrag mit Getränken zu dieser Reservierung vorhanden.
Erfassung:
In der Leihinventar Übersicht ist es auch möglich, Reservierung vorzunehmen. Um eine Reservierung zu erfassen, macht man einen Doppelklick auf den Zeitstrahl einer Leihinventar-Gruppe. Dann öffnet sich der Dialog für die Erfassung.
Reservierungsart
Kundenreservierung
Eine Reservierung für einen Kunden
Intern
Für eine Interne Reservierung. Zum Beispiel, wenn ein Schankwagen zum TÜV muss und daher nicht zur Verfügung steht.
Reservierungszeitraum
Der Zeitraum der Reservierung (von, bis)
Wiedervorlage
Wiedervorlage Datum (für den Bericht Reservierung) (optional)
Kundenauswahl
Auswahl des Kunden mittels Autovervollständigung
Bemerkung
Eine Bemerkung bzgl. der Reservierung (optional)
Nachdem man die Grunddaten erfasst hat, gelangt mit über den Button „Vor“ unten rechts zur zweiten Seite des Dialogs. Dort werden dann die Reservierungen der Gruppen und die Menge erfasst.
Über das linke Dropdown-Menü (1) wird die Gruppe, in der wir etwas reservieren möchten, ausgewählt. Dann geben wir im Feld daneben (2) die Menge an und klicken anschließend auf Hinzufügen.
Dann wird die Reservierung unter „Aktuelle Reservierungen“ angezeigt (1) und man kann diese wieder über Entfernen (2) aus der Liste löschen.
Hat man die Reservierungen fertig erfasst, kann man diese über den Button „Fertig“ abschließen und die Reservierung wird abgespeichert. Anschließend gelangt man wieder zurück zur Übersicht, welche automatisch aktualisiert wird.
Durch einen Doppelklick auf die Reservierung lässt sich diese wieder in dem Erfassungsdialog öffnen und erneut bearbeiten. Vorausgesetzt die Reservierung ist nicht gesperrt (zu erkennen am Schloss Symbol) oder es handelt sich um eine externe Zuleihung.
Eine gesperrte Reservierung lässt sich zwar im Erfassungsdialog öffnen, aber man kann dort keine Änderungen abspeichern. Eine Reservierung lässt sich nur im Leihinventar Kalender in dicommerce sperren.
diinfo Bericht Reservierungen
Unter Stammdaten/Kunden gibt es den Bericht „Reservierungen“ mit diesem kann man sich eine Liste der Reservierungen in einem bestimmten Zeitraum ausgeben lassen.
Als Vorlaufdaten stehen folgenden Filter zur Verfügung:
Kunde: Hier kann man einen Kunden auswählen, dessen Reservierungen man sich anzeigen lassen kann. Bleibt das Feld leer, werden Reservierungen von allen Kunden ausgegeben.
Datum von: Das Startdatum des Zeitraums was betrachtet werden soll.
Datum bis: Das Enddatum des Zeitraums was betrachtet werden soll.
Datumsfilter: Hier kann man zwischen „Reservierungs-Datum“ und „Wiedervorlage“ unterscheiden.
Bei Reservierungs-Datum wird das Datum der Reservierung berücksichtigt.
Bei Wiedervorlage bezieht sich der Zeitraum auf das Wiedervorlage Datum, sofern eins angegeben wurde.
Gruppierungen: Zur Gruppierung stehen Datum und Kunde/Datum zu Verfügung.
Datum: Es wird aufsteigend nach Datum sortiert
Kunde/Datum: Es wird aufsteigend nach Kunde und Datum sortiert
Wird der Bericht ausgeführt, wird eine Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:
Datum von
Von wann die Reservierung gültig ist
Datum bis
Bis wann die Reservierung gültig ist
Beleg
Wenn es zur Reservierung ein Auftrag gibt, wird hier die Belegnummer angezeigt. Mit einem Klick auf die Belegnummer, wird der Beleg in der Belegansicht in diinfo geöffnet.
Kunden Nr.
Die Kundennummer des Kunden
Kunde
Die Kundenbezeichnung
Reservierungsstatus
Reserviert (kein Auftrag vorhanden)
Es gibt nur eine Reservierung, allerdings noch kein Auftrag dazu in dicommerce
Auftrag vorhanden, keine Getränke
In dicommerce ist ein Auftrag zur Reservierung vorhanden, allerdings enthält der Auftrag keine Getränke
Auftrag inkl. Getränke vorhanden
In dicommerce ist ein Auftrag zur Reservierung vorhanden, welcher auch Getränke enthält.
Wiedervorlage
Das Datum der Wiedervorlage, sofern eins bei der Reservierung angegeben wurde
Bemerkung
Der Bemerkungstext, sofern eine Bemerkung bei der Erfassung der Reservierung hinterlegt wurde
Menge
Die Menge die Reserviert wurde
Nummer
Wurde in dicommerce der Reservierung ein Leihinventar-Artikel hinterlegt, wird hier die Artikelnummer angezeigt
Bezeichnung
Befindet sich hinter der Reservierung ein Leihartikel, wird hier die Artikelbezeichnung angezeigt. Ansonsten wird hier die Leihinventargruppenbezeichnung dargestellt.
diinfo Bericht Feste
Unter Stammdaten/Kunden gibt es den Bericht „Feste“ mit diesen können Sie sich eine Liste der geplanten Festen in einem bestimmten Zeitraum ausgeben lassen. Dort finden Sie dann unter anderem Kontaktinformationen und ob es zu diesem Fest bereits Reservierungen vom Leihinventar gibt.
Als Vorlaufdaten stehen folgende Filter zur Verfügung:
Datum von
Datum bis
Wird der Bericht ausgeführt, wird eine Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:
Datum von
Wann das Fest beginnt
Datum bis
Bis wann das Fest geht
Fest
Der Name des Festes
Zusatzinfo
Zusätzliche Informationen zum Fest die in dicommerce erfasst wurden
Reservierungen vorhanden
Gibt es in der Leihverwaltungen Reservierungen, die mit dem Fest verknüpft sind.
Rechnungsempfänger
Der in dicommerce hinterlegten Rechnungsempfänger
Kontaktinformationen
Kontaktinformationen wie E-Mail oder Telefonnummer
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