Leihinventarverwaltung ab dc 2022
Einleitung
Vorwort
Die Leihinventarverwaltung dient als Tool, um Ihre zu verleihenden Güter im Überblick zu behalten.
Dies umfasst sowohl die korrekte Verrechnung in Liefer-, Leih- und Rückholscheinen, als auch die Übersicht darüber, welche Güter bei welchen Kunden im Umlauf sind und welche bei Neubestellung beispielsweise für ein Fest noch zur Verfügung stehen.
Anlage der Stammdaten zur Leihinventarverwaltung
Anlage der Preisgruppen
Für die Berechnung der Leihartikel ist es möglich, bestimmte Preisgruppen zu hinterlegen. Sie haben hier die Möglichkeit zwischen der dem Kunden zugeordneten Preisgruppe und zuvor definierten Leihpreisgruppen zu wählen.
Die Anlage der Preisgruppen erfolgt unter der Systempflege | Preisgruppenpflege
Wie hier im Beispiel zu sehen, wurde jeweils eine Preisgruppe für die pauschale-, bzw. tageweise Berechnung und die Wiederbeschaffung der Artikel angelegt.
Eine Anlage von Preisgruppen für Leihartikel ist nicht zwingend erforderlich. Sie können die Leihartikelpreise auch in der dem Kunden zugewiesenen Preisgruppe eintragen. Allerdings empfiehlt es sich für die Wiederbeschaffungspreise eine eigene Preisgruppe anzulegen.
Um eine Preisgruppe anzulegen, klicken am oberen rechten Bildrand auf „Neu“ oder drücken [F2] auf der Tastatur.
Nun wird ein neues Fenster geöffnet und Sie können beginnen. Wichtig ist hier das Kennzeichen „Brutto“. Dieses Kennzeichen wird nur bei einer Bruttopreisgruppe genutzt. Im Anschluss können Sie über „Speichern“ oder auf Ihrer Tastatur über [F3] speichern.
Hinterlegung der Kundenstammdaten
In den Kundenstammdaten finden Sie auf der Registrierkarte - „sonstige Belegeinstellungen“ alle relevanten Daten für das Leihprogramm. Sie hinterlegen diese Daten immer pro Kunde, so dass die Einstellungen von Kunde zu Kunde unterschiedlich sein können.
Das Kennzeichen „Preise auf Leihschein drucken“ ist dem Kennzeichen „Preise auf Lieferschein drucken“ nachempfunden. Wenn der Haken gesetzt wurde, werden die Preise auf dem Leihschein angedruckt.
Die Berechnungsart „pauschal“ wird genutzt, wenn die Leihartikelpreise pauschal für den verliehenen Zeitraum gelten, die Berechnung ist also unabhängig vom Zeitraum, über den der Artikel verliehen wurde.
Die Berechnungsart „tageweise“ steht für einen festgelegten Betrag pro Tag. Das heißt die Dauer der Ausleihung wird hier mit einbezogen. Die Berechnung erfolgt also mit:
Preis x Tage = abzurechnender Betrag.
Zusätzlich gibt es noch eine Preisgruppe der Wiederbeschaffung. In dieser Preisgruppe wird der Preis des Leihartikels hinterlegt, welcher berechnet wird, wenn der Artikel neu beschafft werden muss. Dies tritt zum Beispiel dann auf wenn der Artikel beim Kunden zu Bruch geht.
Anlage eines Leihartikels
Im Artikelstamm müssen alle Artikel der Leihverwaltung angelegt sein, über welche Sie eine Verfügbarkeitsübersicht im Leihprogramm erhalten wollen.
Wenn ein Artikel für das Leihprogramm vorgesehen ist, muss dieser mit der Berechnungsart „Leihinventar“ gekennzeichnet sein.
Zudem muss über eine Inventur der Bestandswert der Leihartikel vorgetragen werden.
Zudem erfassen Sie in den Verkaufspreisen, die Werte der jeweiligen zuvor angelegten Preisgruppe.
Achten Sie bei der Kalkulation auf die Werte, die zur Berechnung herangezogen werden:
Pauschal: Betrag = einmalig (unabhängig von der Leihdauer)
Tageweise: Betrag = Leihzeitraum x verliehene Tage
Wiederbeschaffung: Betrag = einmalig (falls Sie den Artikel neubeschaffen müssen)
Artikel bearbeiten
Positionsrabatt
Sollten Sie für den Artikel einen Positionsbedingten Rabatt gewähren wollen, so klicken Sie im Artikelstamm auf der rechten Seite auf Rabatte. Dieser wird im Rechnungsfuß aufgeführt. Damit dieser Rabatt im Tagesabschluss korrekt in die Statistiken und ggf. in die Finanzbuchhaltung weiter gereicht wird, muss eine Konditionsart erfasst werden.
Diese wird in der Systempflege unter Konditionsarten wie folgt angelegt:
Falls Sie bei der Anlage der Konditionsarten Unterstützung benötigen, so steht Ihnen die Hotline, oder Ihr zuständiger Projektbetreuer zur Seite.
Belegerfassung
Die Übersicht der vorhandenen Funktionen zur Leihinventarverwaltung finden Sie unter Verkauf | Leihinventarverwaltung. Dort können Sie Leihscheine erfassen und sich diverse Übersichten anzeigen lassen.
Dort ist mitunter auch die Belegerfassung und der Belegmanager der Leihscheine zu finden.
Die Leiherfassung ist der Belegerfassung Verkauf angeglichen. Sie bietet die Möglichkeit Leihscheine und Leihrechnungen zu erfassen und auszudrucken.
Zudem kann für einen erfassten Leihschein eine Reservierung ausgegeben werden. Die Reservierung wird im Gegensatz zum Leihschein immer mit Preisen und den entsprechenden Summen ausgewiesen.
Im mittleren Bereich werden die Daten angezeigt, wie sie im Kundenstamm hinterlegt wurden. Es ist möglich diese belegspezifisch zu verändern und entsprechend einer anderen Abrechnung zu fahren.
Das Kennzeichen „WBS“ neben der Artikelbezeichnung bedeutet Wiederbeschaffung.
Wenn dieses gesetzt wird, wird der Preis aus der Wiederbeschaffungspreisgruppe gezogen.
Wird ein Leihschein zu einer Rechnung gewandelt wird, schreiben Sie die Artikel in der Rechnung nicht mit einer Minusmenge zurück, da das Leihprogramm automatisch so agiert, dass ein Wandeln in Rechnung gleichbedeutend mit der Rücknahme der Artikel ist.
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit den Verkaufsbeleg und den Leihbeleg zu einer Rechnung zu wandeln. Dieses wird über die Abrechnungsgruppe gesteuert.
Sie können den Scheinen eine Abrechnungsgruppe (zum Beispiel „Woche“ oder „Monat“) zuweisen und die Belege werden behandelt wie ein Sammelbeleg.
Durch das Wandeln der Belege werden dann keine Rechnungen erstellt, sondern die Sammlerfreigabe gesetzt. Erst mit dem Druck der Sammelrechnung sind die Belege abgeschlossen.
Festabrechnung
Sie haben die Möglichkeit für die Vollgutware und für das Leihinventar einen Rückholschein zu drucken, welcher die gelieferte Ware (aus Leih- und Lieferschein) kumuliert aufführt.
Hierzu legen Sie zuerst unter Verkauf | Festverwaltung | Festverwaltung Erfassung eine Festnummer an.
Anschließen setzten Sie die entsprechende Festnummer in die Seite „Lieferinformationen“ ein. Dies gilt für den Leihschein, wie für den Lieferschein.
Bevor die Ware geholt wird, drucken Sie den Rückholschein über Verkauf | Festverwaltung | Festverwaltung Rückholschein aus.
Sie erfassen nun in den Verkaufsbelegen die Mengen und das Leergut zurück. Den Leihbeleg wandeln Sie in eine Rechnung und nehmen ggf. Änderungen vor.
Tourendruck / -zuordnung
Alle Leih- oder Lieferscheine können mit einer Tournummer versehen werden. Die Tournummer wird in der Belegerfassung unter „1 Lieferinformationen“ hinterlegt.
Der Tourendruck ermöglicht Ihnen einen gesammelten Druck der markierten Belege. Hier werden alle Leihscheine der Tour mitberücksichtigt.
Artikelkalender
Der Artikelkalender zeigt Ihnen den noch zur Verfügung stehenden Leihbestand Ihrer Leihartikel an.
So können Sie erkennen, ob Sie in einem bestimmten Zeitraum mit Ihrem Leihbestand auskommen würden, oder ob evtl. eine Zuleihung über einen Lieferanten durchgeführt werden muss, damit ein Fest bedient werden kann.
Sie finden den Artikelkalender unter Verkauf | Leihinventarverwaltung | Artikelkalender.
Veranstaltungskalender
Eine weitere nützliche Übersicht ist der Veranstaltungskalender, den Sie im Menü unter Verkauf | Leihinventarverwaltung | Veranstaltungskalender finden.
Im oberen Bereich geben Sie einen Datumsbereich ein, den Sie sehen möchten.
Über die Pfeiltasten am oberen rechten Bildrand, können Sie in dem entsprechenden Datumsbereich navigieren.
Mit einem Klick auf das grüne Feld, zeigt das System alle Artikel des Scheines an.
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