Rechnungskorrektur
Einleitung
Rechnungsfreigabe/ Rechnung zurücksetzen
Die Funktionen des Belegmanagers Verkauf „Rechnung zur Bearbeitung wieder frei geben“ und „Rechnung zurücksetzen“, welche mit der Benutzerberechtigung 8 vor dem Tagesabschluss noch möglich waren, werden ab dem Release 10.00.2209.4 aus dem Programm entfernt.
Das Stornieren von Rechnungen ist Teil der vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Buchführung und ist essenziell wichtig, um gegenüber den Finanzbehörden jederzeit einen ordnungsgemäßen Umgang mit deren Ansprüchen, zum Beispiel aus der Vorsteuerschuld, belegen zu können. Außerdem müssen Rechnungsstornierungen alle in §14 Absatz 4 UstG definierten Anforderungen einer Rechnung erfüllen.
Aus dem Grund sehen wir uns gezwungen, nur noch den Weg des Rechnungsstornos durch Umkehrbuchung innerhalb von dicommerce anbieten zu können. Mit dieser Dokumentation erläutern wir Ihnen die aktuellen Änderungen und die alternativ zu nutzenden Funktionen.
Anpassung Workflow
Funktionswegfall
Mit der Installation des Updates stehen Ihnen die beiden Funktionen „Rechnung zur Bearbeitung wieder frei geben“ und „Rechnung zurücksetzen“ im Belegmanager Verkauf nicht mehr zur Verfügung. Dies ist unabhängig der Benutzerberechtigung und gilt für alle Benutzer innerhalb von dicommerce. Es werden nur noch folgende Auswahlmöglichkeiten angeboten.
Das bedeutet für Sie, dass Sie eine einmal gedruckte Rechnung nicht mehr zur Bearbeitung öffnen können oder diese zurücksetzen können.
Da in Zeiten eines möglichen Mailversands von Rechnungen nicht gewährleistet ist, dass die gedruckte Rechnung bereits das Haus verlassen hat (per Mail), darf der Druck nicht mehr rückgängig gemacht werden.
Kontrollmöglichkeiten vor Rechnungsdruck
Wenn Sie bisher eine Rechnung ausgedruckt haben, um diese vor Versand noch zu kontrollieren, können Sie nun diese Funktion nicht mehr so nutzen, falls direkte Anpassungen zu tätigen sind.
Damit Sie aber evtl. Unstimmigkeiten innerhalb der Rechnung vor Rechnungsdruck erkennen können, empfehlen wir Ihnen die Nutzung der Funktion „Kontrollbeleg“ bzw. bei Sammelrechnungen „Probedruck“.
Kontrollbeleg Tagesrechnungen
Bei Tagesrechnungen finden Sie den Punkt „Kontrollbeleg“ innerhalb der Auftragserfassung. Hier können Sie eine Rechnung vor dem eigentlichen Rechnungsdruck als Kontrollbeleg drucken.
Ein Kontrollbeleg hat folgende Optik, stellt ein Abbild des Rechnungsdrucks dar und dient der Kontrolle der Rechnungsinhalte. Der Kontrollbeleg enthält nicht den Schriftzug „Rechnung“ und ist damit mehrfach vor Rechnungsdruck druckbar. Der Status der Rechnung wird nicht auf „gedruckt“ umgestellt, daher sind auch nach dem Druck des Kontrollbeleges noch Änderungen an dem Rechnungsbeleg möglich. Der Beleg würde auch bei einem gedruckten Kontrollbeleg vom Tagesabschluss ignoriert, da er noch nicht als tatsächliche Rechnung gedruckt wurde.
Diese Funktion steht Ihnen bereits seit längerem zur Verfügung und wurde nicht neu implementiert und befindet sich ebenso in der bisherigen Belegbearbeitung zur Auswahl.
Probedruck Sammelrechnungen
Für den Sammelrechnungsdruck gibt es vor dem eigentlichen Sammelrechnungsdruck die Möglichkeit eines Probedrucks. Dies dient ebenfalls dazu, wenn gewünscht, den Beleg vorab zu prüfen. Hier verhält sich das System genauso, wie bei den Tagesrechnungen. Der Probedruck kann beliebig oft durchgeführt werden, zwischenzeitlich können bei ggf. notwendigen Änderungen die Lieferscheine noch angepasst werden.
Auch diese Funktion existiert bereits seit längerem innerhalb von dicommerce.
Stornierung einer gedruckten Rechnung
Wurde nun eine Rechnung gedruckt, es aber dennoch notwendig sein sollte, diese nochmals anzupassen, ist dies nun nicht mehr möglich. Die gedruckte Rechnung kann nicht mehr zurückgesetzt oder zur Bearbeitung wieder geöffnet werden. Das bedeutet für die Anwendung, dass gedruckte Rechnungen zukünftig nur noch mittels der Funktion Belegstorno storniert werden können. Auch diese Funktion existiert schon seit langem im System und wurde nicht neu implementiert.
Dieser Stornobeleg muss dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Ein entsprechender Korrekturbeleg muss erzeugt werden und ebenfalls dem Rechnungsempfänger zugestellt werden.
Die Vorgehensweise wird wie folgt durchgeführt.
Die zu stornierende Rechnung wird in der Auftragserfassung aufgerufen. Anschließend wählen Sie rechts in der Funktionsleiste den Punkt Beleg stornieren aus.
Eine weitere Option ist die Auswahl im Belegnavigationsbereich, indem Sie mit der rechten Maustaste folgende Auswahlpunkte erhalten:
Ebenfalls kann auch in der bisherigen Belegbearbeitung der Punkt angewählt werden. Hier finden Sie den Punkt unter Zusatz - Belegstorno.
Es erfolgt eine Abfrage:
Wird die Abfrage mit Ja beantwortet, wird nun ein neuer Beleg erzeugt, der die vorher aufgerufene Rechnung komplett negiert. Dieser Beleg muss nun auch gedruckt werden. Je nachdem, ob der Kunde die Originalrechnung bereits erhalten hat, muss er auch den Stornobeleg erhalten. Sollte die Originalrechnung noch nicht zugestellt sein, dann muss die Stornorechnung dem Kunden auch nicht zugestellt werden. In beiden Fällen muss dann als 3. Beleg die Rechnung mit der Korrektur, die die Grundlage zur Stornierung gegeben hat, neu erfasst werden. Dieser Beleg muss dann dem Kunden neu zugestellt werden.
Die neu zu erstellende Rechnung mit der Korrektur hat nun keinen Bezug mehr zum Lieferschein, es muss also eine direkte Rechnung erstellt werden, in der Sie ggf. über eine Textinformation den Bezug zum Lieferschein erläutern.
Um sich hier, je nach Größe des Beleges, die Erfassung des Korrekturbeleges zu vereinfachen, können Sie die Funktion „Liefervorschlag“ nutzen. Diese erzeugt Ihnen anhand der Ursprungsrechnung den Korrekturbeleg neu, jetzt müssen nur noch die Anpassungen vorgenommen werden, die die Stornierung und Korrektur notwendig gemacht haben.
Weitere notwendige Änderungen
Anpassungen Barlieferschein
Lieferscheinbeleg
Belege, die dem Barliefergeschäft zugehörig sind haben in dicommerce bisher die Bezeichnung Lieferschein/Rechnung erhalten. Diese Belege bekommen zukünftig nur noch die Bezeichnung Lieferschein. Damit ist gewährleistet, dass sowohl die Lieferscheine als auch die Rechnungen eine eigene laufende Nummerierung erhalten. Dies ist durch die Vorschriften der GoBD bezüglich einer gesetzeskonformen Belegerstellung/-sicherung begründet. Die Lieferscheine mit Preise werden zukünftig als Quittungsbeleg genutzt. D. h. der Kunde kann bar bezahlen, der Geldfluss wird wie üblich durch die Unterschriften bestätigt. Die Funktion versetzte Pfandgutschrift, welche auch einen Lieferschein/Rechnungsbeleg erzeugt, ist hiervon unberührt.
Wichtig: Sollte sich nach dem Update der Ausdruck des Lieferscheins eines Barkunden nicht wie in dem obigen Beispiel verändert haben, melden Sie sich bitte bei der dicomputer Hotline. Vermutlich haben Sie dann einen individuellen Report, der dann im Nachgang angepasst werden muss. Sie arbeiten damit sonst u. U. nicht GoBD-konform!
Belegnummer des Lieferscheins
Die Funktion Rechnungsnummer reservieren wurde aus dem Programm entfernt. Wenn Sie dieses eingestellt hatten, sorgte dies bisher dafür, dass statt der Lieferscheinnummer die Rechnungsnummer bei Lieferscheindruck reserviert wurde mit dem Zweck auf dem Barlieferschein als Belegnummer angedruckt zu werden. D. h. unter Belegnummer wurde mit der eingeschalteten Option die Rechnungsnummer angedruckt und unterhalb von der vorherigen Belegbezeichnung „Lieferschein/Rechnung“ erschien eine Zeile „aus Lieferschein Nr. XY“.
Nun wird unter Belegnummer immer die Lieferscheinnummer angedruckt, die Zeile unterhalb der Belegbezeichnung entfällt.
Barrechnungsprotokoll
Da der Kunde nun bei Lieferung keinen offiziellen Rechnungsbeleg mehr vorliegen hat, entfällt der Sammeldruck des so genannten Barrechnungsprotokolls. Die Belege des Bargeschäfts müssen einzeln als Rechnung ausgedruckt und dem jeweiligen Empfänger zugesandt werden. Die Option des Barrechnungsprotokoll wurde mit dem Update entfernt. In der Rubrik beim Druck des Barrechnungsprotokolls ist die Wahlmöglichkeit deaktiviert und fest als Formular vorbelegt.
Damit wird das bisherige Einsparpotenzial des Barlieferscheins (zusätzlicher Aufwand/Kosten durch den Rechnungsausdruck und Versand) in dicommerce obsolet. Als Empfehlung können wir hier geben, dass überlegt werden sollte, ob die Rechnungen zu Lieferscheinen der Barkunden dann als Mail versendet werden sollten.
Rechnungsbeleg zur einem Lieferschein Bar
Anlage der Zahlungskondition
Die Rechnung zu einem Lieferschein eines Barzahlers muss nun an den Kunden gesendet werden. Damit für den Kunden klar ist, dass die Zahlung bei Lieferung bereits getätigt wurde, empfehlen wir die Anlage einer Zahlungskondition, die dies abbildet. Sie finden die Anlage der Zahlungskonditionen unter Systempflege – Zahlungskonditionen.
Rechnungsdruck
Der Rechnungsdruck enthält dann den Text der Zahlungskondition, die zuvor dem Kunden dann im Kundenstamm zugewiesen werden muss.
Automatische Kassengegenbuchung
Einhergehend zu dem Thema Anpassungen Barlieferungen ergibt sich aus dem Thema der Kassensicherungsverordnung ein weiterer Punkt, der mit dem Update bearbeitet wurde. Eine Barzahlung eines Vorgangs muss immer über eine Technische Sicherheitseinrichtung abgesichert sein, sofern dies über ein System automatisch verwaltet wird. Dies würde für dicommerce zutreffen, wenn die Barzahlung eines Kunden automatisch über die Funktion „Kassengegenbuchung“ innerhalb von dicommerce erzeugt wird. Damit dicommerce nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung abgesichert werden muss, haben wir uns dazu entschieden, die Funktion „Kassengegenbuchung“ zu deaktivieren. Mit dem Update wird die Funktion automatisch ausgeschaltet.
Die Barzahlungen müssen somit in Ihrer OP-Verwaltung / Finanzbuchhaltung ab der Installation des Updates ausgebucht werden.
Alternativ kann auch eine Zahlung über den Punkt Anzahlungen in der Belegbearbeitung erfasst werden. Sollten Sie hierzu Fragen haben, wenden Sie sich an unsere Hotline, Ihnen kann dann dazu eine Dokumentation zugesandt werden.
Zudem empfehlen wir Ihnen die Anwendung der dilogApp. Hiermit haben Sie dann mehrere Vorteile, denn Sie arbeiten bei der Auslieferung komplett papierlos und der Rechnungsversand erfolgt automatisch per Mail und die Bargeschäfte sind ebenfalls mit einer TSE abgesichert. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an Ihren Vertriebsberater.
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