flexible DMS Schnittstelle ab dc Version 2019

Einleitung

Funktion

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Dokumente an ein DMS System zu übergeben. Verfügt ein ERP nicht über eine dedizierte Schnittstelle, wird oftmals der Weg über das Abgreifen einer Druckausgabe genutzt.

Ziel war es eine flexible Möglichkeit zu schaffen, verschieden DMS-Systeme über eine Standardschnittstelle anbinden zu können. Fast alle DMS-Systeme unterstützen die Möglichkeit Dokumente mit Hilfe einer Beschreibungsdatei zu importieren und zu verschlagworten. Diese Funktionalität unterstützt dicommerce ab der Version 6.0.1908.11.

Installation

Einrichtung diarchiv

Der DMS-Dienste exportiert die Dokumente aus der dicommerce Archiv-Datenbank. Um das diarchiv zu aktivieren muss lediglich leere DB im Datenbankverzeichnis abgelegt werden. Die Namensgebung ist analog zur Protokolldatenbank „MandatendatenbankARCHIV.GDB (Beispiel: dbm001ARCHIV.gdb). Dies wird durch unser Consulting bei Inbetriebnahme der Schnittstelle eingerichtet.

Reportzuordnung

Bei den Reports, bei denen die Archivierung und damit die DMS-Schnittstelle aktiv sein soll, muss dies in den Reporteinstellung hinterlegt werden. Außerdem muss die übergeordnete DMS-Belegart festgelegt werden.

Die DMS-Belegart gruppiert die Einzelreports. Auf dieser Gruppierung finden im Anschluss die Einstellungen für den DMS-Export statt.

Einrichtung diDMS-Dienst

Der Export der Dokumente aus dem diarchiv wird über einen externen Dienst vorgenommen. Der Dienst wird über das dicommerce-Update mit ausgeliefert. Bei Updates ist zu beachten, dass der Dienst beendet wird. Auch dieser Dienst wird bei Inbetriebnahme durch unser Consulting installiert.

Einrichtung in dicommerce

Die Konfiguration, welche Belegarten mit welcher Beschreibungsdatei exportiert werden, findet im Menü Systempflege DMS-Schnittstelle statt.

Über den Button „Neu F3“ kann ein neuer Eintrag erzeugt werden. Im Pulldown-Menü wird die gewünschte Belegart ausgewählt, die Bezeichnung ist frei definierbar.

Allgemeine Einstellungen

Im Reiter „Allgemein“ können unter dem Punkt Dokumente der Name des zu exportierenden Dokuments und der Ablagepfad definiert werden. Unter dem Punkt Exportdatei finden sich die beiden oben genannten Einstellungen für die beschreibende Export-Datei sowie zusätzlich die Kodierung.

Konfiguration Exportdatei

Im Reiter Editor kann nun frei der Aufbau der Exportdatei definiert werden. Für die individuelle Verschlagwortung des Dokuments, stehen einige Variablen im Standard zu Verfügung. Diese können durch einfachen Klick auf das Feld und anschließendem Klick an die entsprechende Stelle im Editor eingefügt werden.

Sollten die Standardfelder nicht ausreichen, kann unter dem Menüpunkt „Ergänzen“ die hinterlegte SQL-Anweisung um beliebige Felder weitert werden.

Um die SQL-Anweisung zu testen, muss der Parameter ID durch eine echte ID aus der Tabelle DI_ARCHIV_ZUSATZ ersetzt werden.

Export

Der Export der Dateien erfolgt durch den Dienst automatisch im definierten Intervall.