Email Versand ab Version dc 2019

Einstellungen und Funktionen

Drucken

Das „Beleg(e) Drucken“ bezieht sich auf die allgemeine Druckersteuerung in dicommerce. Drucker, Schacht, Druck oder E-Mail werden anhand der allgemeinen Drucker-Einstellungen in dicommerce automatisch ermittelt und der Vorgang automatisch durchgeführt.

Abb. 1 Belegmanager

Abb. 2 Belegerfassung / Belegbearbeitung

Manuelles Drucken

Mit dem „Beleg(e) Drucken manuell“ kann der Benutzer auswählen, ob ein Beleg per E-Mail verschickt, auf dem Drucker ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden soll.

Abb. 3 Belegmanager

Abb. 4 Belegerfassung / Belegbearbeitung

E-Mail-Einstellungen

In den Basisdaten wurde der Reiter „E-Mail-Einstellungen“ hinzugefügt. Hier können die Einstellungen für den E-Mail-Versand zu jeder Belegart und jeder Betriebsstätte festgelegt werden. Dabei ist die Hierarchie zu beachten. Es sollten mindestens die globalen Einstellungen (Betriebsstätte -1, Belegart -1) vorgenommen werden. Werden keine expliziten Einstellungen vorgenommen, greifen diese.

Diese Einstellungen kommen zum Tragen, wenn im Kundenstamm hinterlegt ist, dass der Kunde die entsprechende Belegart per E-Mail zugesandt bekommt.

Damit beim Klick auf Drucken automatisch eine E-Mail versendet wird, muss im Kundenstamm in den Druckereinstellungen für die jeweilige Belegart auch eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wird wie gewohnt gedruckt.

In dem Feld Dateiname kann der Name des Beleges angegeben werden. Wird dieser nicht angegeben, wird der Dateiname aus den Basisdaten gezogen. Sollte weder im Kundenstamm noch in den Basisdaten eine Datei eingetragen sein, wird keine E-Mail erstellt.

Wenn eine Kopie von dem Beleg zusätzlich noch gespeichert oder ausgedruckt werden soll, kann dies auch in den Basisdaten festgelegt werden.

Ebenfalls ist es möglich mehrere Variablen in die Texte einzubinden. Diese Variablen werden beim Druck automatisch von dicommerce durch die entsprechenden Werte ersetzt.

Beispiel:

Es wird die Rechnung Nr. 4711 vom 03.04.2018 per E-Mail versendet.

Gepflegte Texte in den Basisdaten:

Betreff:

Ihre Rechnung Nr. [BELEG_NUMMER] vom [BELEG_DATUM]

Text:

[KD_BRIEF_ANREDE],

anbei erhalten Sie Ihre Rechnung Nr. [BELEG_NUMMER] vom [BELEG_DATUM].

Bei Fragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[AKT_BENUTZER]

Ergebnis:

Betreff:

Ihre Rechnung Nr. 4711 vom 03.04.2018

Text:

Sehr geehrter Kunde,

anbei erhalten Sie Ihre Rechnung Nr. 4711 vom 03.04.2018.

Bei Fragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

Mitarbeiter der Faktura

E-Mail versenden per SMTP

Die Belege können auch automatisiert per SMTP-Client versendet werden. Das bedeutet, dass nicht nach jedem Druck die Abfrage „E-Mail versenden“ erfolgt, es wird automatisch versendet und im Nachgang erfolgt nur noch eine Meldung, dass die Mail versendet wurde. Dazu müssen in den Installationsdaten einige Werte angepasst werden.

Achtung: Diese Einstellungen können nur mit Hilfe der dicomputer Serviceabteilung vorgenommen werden.