Serienbriefe ab Version dc 2019
Dokumentenvorlage
Vorlage erstellen
Um einen Serienbrief zu erstellen, ist die Installation von Microsoft Word (ab Version 2003) auf Ihrem Arbeitsplatz zwingend erforderlich.
In dem Verzeichnis „n:\Daten\Dokumente\Vorlagen“ finden Sie die Datei „Normal Serienbrief.dot“. Durch einen Doppelklick auf die Datei öffnen Sie diese.
Sie sehen im oberen Bereich eine Adressierung. Diesen Teil verändern Sie bitte nicht, da dort automatisch die Adressen aus dicommerce eingefügt werden. Alle Daten und Texte, die darunter eingegeben werden, sind frei erfassbar. Hier können Sie nun den Text für Ihren Serienbrief hinterlegen.
Vorlage speichern
Haben Sie die Vorlage vollständig bearbeitet, so speichern Sie die Datei bitte mit einem neuen, geänderten Dateinamen. Aber grundsätzlich immer mit der Endung „.DOT“, also dem Word Typ "Vorlage".
Gehen Sie hierzu wie folgt vor:
Wählen Sie Datei | Speichern unter…
Ändern Sie nun zuerst im dem dann folgenden Auswahlbildschirm in der Auswahlzeile Dateityp (ganz unten) den Dateityp auf „Dokumentenvorlage (*.dot)“ ab
Geben Sie dann in der Zeile Dateinamen der Vorlage einen entsprechenden Namen.
Wählen Sie erst dann abschließend in der obersten Auswahlzeile Speichern das Verzeichnis
„N:\Daten\Dokumente\Vorlagen“ aus.
Bestätigen Sie nun Speichern
Die Dokumentenvorlage ist nun im dicommerce-Verzeichnis gespeichert.
dicommerce Serienbriefe
Jetzt öffnen Sie bitte dicommerce und wählen das Menü Verkauf | Serienbriefe.
Datenquelle
Im Bereich „Datenquelle“ wählen Sie den Personenkreis aus, den Sie anschreiben möchten.
Adressierung
Hier können Sie entscheiden, ob Sie einen Ansprechpartner oder die Firmenadresse anschreiben möchten.
Bei Auswahl des Ansprechpartners wird eine weitere Registerkarte Ansprechpartner angezeigt:
Auf dieser Registerkarte haben Sie nun die Möglichkeit, den Ansprechpartner nach der Abteilung und seiner Funktion genauer zu spezifizieren. Des Weiteren ist es möglich, nur Firmen/Personen anzuschreiben, bei denen ein Ansprechpartner angelegt wurde, der den ausgewählten Angaben entspricht.
Sortierkennzeichen
In diesem Bereich können Sie den ausgewählten Personenkreis zusätzlich durch Sortierkennzeichen eingrenzen. Diese Sortierkennzeichen können mit „AND“ (= Und) oder „OR“ (= Oder) verknüpft werden. Bei Auswahl „AND“ bedeutet dies, dass das Schreiben nur für die Adressen erstellt wird, bei denen die so verknüpften Sortierkennzeichen gleichzeitig zutreffen. Bei Auswahl „OR“ wird das Schreiben für alle Adressen erstellt, bei denen eines der mit „OR“ verknüpften Kennzeichen zutrifft.
Es sind bis zu drei „OR“-Verknüpfungen (jeweils eine neue Zeile auf dem Bildschirm) mit bis zu drei „AND“-Verknüpfungen (innerhalb einer Zeile auf dem Bildschirm) kombinierbar. Die Bildschirmdarstellung ändert sich abhängig von den ausgewählten Möglichkeiten.
Serienbrief erstellen
ACHTUNG: Bitte schließen Sie vorab alle offenen Word Dokumente.
Wählen Sie in der Menüleiste den Schalter „Serienbrief erstellen“. Es erscheint folgender Dialog:
Öffnen Sie nun im Programmordner von dicommerce
n:\Daten\Dokumente\Vorlagen die zuvor erstellte Vorlage. Anschließend erscheint der folgende Dialog. Hier geben Sie den Speicherort und Dateinamen des fertigen, gesamten Serienbriefes an. Der fertige Serienbrief stellt ein „normales“ Word-Dokument dar und sollte daher mit der Endung „.DOC“ gespeichert werden.
Das Programm öffnet nun automatisch Word und erstellt Ihren Serienbrief nach den angegebenen Parametern.
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