Export der GDPDU Daten

Allgemeines

Alle Kassenversionen ab dikasse 4.4 exportieren automatisch beim Tagesabschluss GDPDU-Daten ins Verzeichnis C:\KAS\GDPDU\TA_[Nr] über alle Datensätze des jeweiligen Tagesabschlusses.

Zusätzliche GDPDU-Sicherung auf externen Medium

Diese GDPDU-Daten werden zusätzlich auf einem externen Sicherungsmedium gesichert, wenn im Kassensetup in den Hardwareparametern (Gruppe Datensicherung) der Parameter „Sicherungs-Pfad für tägliche GDPDU-Sicherung“ gesetzt ist.

Ab Version 4.4.131:

Wenn der Parameter „Sicherungs-Pfad für tägliche GDPDU-Sicherung“ noch nicht manuell gesetzt wurde, setzt die Kasse beim Kassenstart einmalig den Wert vom Parameter „Pfad für Datenbank-Sicherungskopie“.

GDPDU-Export/Prozess bei Jahressicherung/Periodensicherung

Eine GDPDU-Export kann über einen beliebigen Zeitraum im Menü Sonstiges/Spezielle Listen/GDPDU-Export erstellt werden.

Die Daten des letzten Datenexports werden auf dem Standard-Pfad (C:\KAS\GDPDU) abgelegt und können nach Abfrage auf einen Wechseldatenträger kopiert werden.

Es ist wichtig, dass Sie bei dem Datenexport die Datumsinformation präzise ausfüllen, da ansonsten die Daten nicht exportiert werden!

Empfehlung für die Sicherungsarchivierung

Der Datenexport GDPDU sollte jährlich auf einen separaten USB-Stick gesichert werden. Diese GDPDU-Sicherung sollten zusätzlich auf eine separaten Sicherungsmedium gesichert werden.

Erinnerung zum Jahreswechsel

Beim Jahreswechsel besteht die Möglichkeit über den Kassen-Parameter Erinnerung GDPDU-Export zum Jahreswechsel (unter System) den Kassierer während der 1. KW zu erinnern einen manuellen GDPDU-Export vom gesamten Vorjahr zu erstellen. Sobald der Export erstellt wurde, wird ein Event erstellt, ein Bon gedruckt und die Erinnerung wird abgestellt.

Der Parameter ist standardmäßig eingeschaltet und bei der Kassieranmeldung erscheint folgende Meldung.

Über die zentrale Parametersteuerung kann dieser Schalter deaktiviert werden. Auch wenn die Erinnerung beim Jahreswechsel deaktiviert wurde, sollten die Datensicherungen jährlich durchgeführt werden und separat archiviert werden. Hier sind die gültigen Bestimmungen zum GDPDU-Datenexport zu beachten.

Kontrolle

Nach dem Exportieren der GDPDU-Daten liegen die zu archivierenden Dateien im Text-Format vor. Folgende Dateien werden durch den Datenexport erzeugt:

DI_INVENTUR_KOPF.TXT -> Kopfdaten der Inventuren

DI_INVENTUR_POS_KUM.TXT -> Positionsdaten der Inventuren

DIKASSE_BELEGKOPF.TXT -> Kopfdaten der Kassen-Belege

DIKASSE_BELEGPOSITIONEN.TXT -> Positionsdaten der Kassen-Belege

DIKASSE_BELEGBUCHUNGGEGEBEN.TXT -> Zahlungsinformationen der Kassen-Belege

Index.xml -> Beschreibungsdatei für GDPDU

Diese Dateien müssen zwingend eine Dateigröße > 0 KB enthalten. Des Weiteren müssen die Dateien mit der Endung (.TXT) das Systemdatum des Datenexport enthalten.

Hinweis:

Die Kopftabellen können meistens noch mit einem Anzeigeprogramm betrachtet werden. Normalerweise werden die Positionsdaten jedoch so umfangreich, dass diese nicht mehr mit einem normalen Anzeigeprogramm betrachtet werden können.

Archivierung

Zur Archivierung empfehlen wir eine periodenbezogene Abgrenzung.

Beispiel:

Sie legen auf einem externen Sicherungsmedium, Verzeichnisse je Sicherungsperiode an. Die Daten des Memory-Stick archivieren Sie dann zusätzlich in den entsprechenden Unterordnern.

Bei jährlicher Datenarchivierung:

…

[LW]:\GDPGU\2017\.

[LW]:\GDPGU\2018\.

…

Auch ein monatlicher Datenexport ist über die Kasse möglich. Hier empfehlen wir dann eine Ordnerstruktur mit dem Monat im Verzeichnisnamen.

…

[LW]:\GDPGU\2018-05\

[LW]:\GDPGU\2018-06\

[LW]:\GDPGU\2018-07\

[LW]:\GDPGU\2018-08\

….